Ein häufiges Missverständnis bei der KI-Einführung: Das KI-System ist das Projekt. In Wirklichkeit ist die Schnittstellenfrage oft aufwändiger als das KI-System selbst. Ein Chatbot, der Lieferstatus-Anfragen bearbeiten soll, aber keinen Zugriff auf das ERP hat, kann diese Anfragen nicht beantworten. Eine RAG-Pipeline, die auf Dokumente im SharePoint zugreifen soll, braucht eine gesicherte Verbindung und die richtigen Zugriffsrechte.
Dieser Artikel zeigt, welche Schnittstellenfragen vor jedem KI-Projekt geklärt sein sollten — und warum diese Phase oft unterschätzt wird.
Warum Schnittstellen früh auf den Tisch gehören
Schnittstellen sind die Verbindungsstücke zwischen Ihrem KI-System und Ihrer bestehenden Systemlandschaft. Je mehr das KI-System wissen oder tun soll, desto mehr Verbindungen braucht es — und jede Verbindung hat technische, organisatorische und sicherheitsrelevante Implikationen.
Die häufigste Situation in KMU: Die Systemlandschaft ist historisch gewachsen. Es gibt ein ERP (oft SAP Business One, Sage, Navision, Lexware oder Branchenlösungen), ein CRM, ein Ticketsystem, vielleicht einen Webshop, ein Dokumentenmanagement und E-Mail. Diese Systeme wurden zu verschiedenen Zeiten eingeführt, sprechen oft keine gemeinsame Sprache und haben unterschiedliche API-Schnittstellen — oder keine.
Die Frage, ob Ihr KI-System auf diese Systeme zugreifen kann, ist keine Nebensache. Sie bestimmt maßgeblich, was das System leisten kann.
Die wichtigsten Schnittstellentypen
Lesezugriff (Read-only): Das KI-System liest Daten aus einem System, ohne etwas zu schreiben. Beispiel: Ein Chatbot liest den Lagerbestand aus dem ERP, um Verfügbarkeitsanfragen zu beantworten. Das ist technisch einfacher und sicherheitsrelevant weniger riskant.
Schreibzugriff (Read-Write): Das KI-System schreibt Daten zurück in ein System. Beispiel: Ein Telefonassistent legt nach einem Anruf einen neuen Termin direkt im Kalender an. Das erfordert sorgfältigere Zugriffssteuerung — und klare Regeln, unter welchen Bedingungen das System schreiben darf.
Dokumentenzugriff: Das KI-System greift auf Dokumentenverzeichnisse zu (SharePoint, Confluence, Netzlaufwerke, E-Mail-Anhänge). Das erfordert Zugriffsberechtigungen, Versionsverwaltung und oft eine Vorabklärung, welche Dokumente in die Wissensbasis dürfen.
Webhook/Event-Trigger: Das KI-System reagiert auf Ereignisse in anderen Systemen. Beispiel: Wenn ein neues Ticket in einem Helpdesk-System eingeht, wird automatisch eine KI-Analyse ausgelöst. Das erfordert Webhook-Unterstützung auf beiden Seiten.
Was vor dem Projekt geklärt sein sollte
Systemlandschaft dokumentieren. Welche Systeme existieren — und welche davon soll das KI-System nutzen? Eine einfache Übersicht reicht: System, Anbieter, Version, verfügbare API, Zuständiger.
API-Verfügbarkeit prüfen. Hat Ihr ERP eine offene REST-API? Hat Ihr CRM einen Webhook? Viele ältere Systeme im Mittelstand haben keine modernen Schnittstellen — oder die API ist kostenpflichtig freizuschalten. Das klärt sich in einem Gespräch mit dem jeweiligen Systemanbieter.
Zugriffsrechte klären. Wer darf lesen, wer darf schreiben? Das ist keine rein technische Frage — es ist eine Governance-Frage. Ein KI-System sollte nur die Berechtigungen haben, die es für seine Aufgabe braucht — nicht mehr.
Datenqualität einschätzen. KI ist nur so gut wie die Daten, auf die es zugreift. Wenn Ihr ERP-Bestand fehlerhaft ist, gibt Ihr Chatbot falsche Verfügbarkeitsauskünfte. Eine ehrliche Einschätzung der Datenqualität gehört zur Projektvorbereitung.
Datenschutz prüfen. Welche Daten in den angebundenen Systemen sind personenbezogen? Darf das KI-System darauf zugreifen — und wenn ja, unter welchen Bedingungen? Das betrifft vor allem CRM-Daten, Kundenkontaktdaten und Gesprächsprotokolle.
Checkliste: Schnittstellenklärung vor dem KI-Projekt
- Systemlandschaft dokumentiert (ERP, CRM, DMS, Kalender, Ticketsystem)
- Für jedes relevante System: API-Verfügbarkeit und Versionsinformation
- Lese- und Schreibberechtigungen definiert
- Datenqualität der kritischen Quellen bewertet
- Datenschutzrelevanz der angebundenen Daten geprüft
- Ansprechpartner für jedes System identifiziert
- Kosten für API-Freischaltungen oder Middleware kalkuliert
Wenn keine Schnittstellen vorhanden sind
Nicht jedes KI-System braucht tiefe ERP-Integration. Ein Chatbot, der FAQ-Fragen beantwortet und Anfragen weiterleitet, kann auch ohne ERP-Anbindung sofort Wert bringen. Beginnen Sie dort — und erweitern Sie die Integration schrittweise, wenn das System seinen Nutzen bewiesen hat.
Wenn Schnittstellen fehlen, gibt es Alternativen: manuelle Export-Import-Prozesse für die Wissensbasis, regelmäßig aktualisierte Datendateien als Input, oder eine Middleware-Lösung, die fehlende APIs überbrückt. Keine dieser Lösungen ist ideal — aber sie ermöglichen einen Start, bevor alle Systeme perfekt integriert sind.
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Wenn Sie wissen möchten, welche Ihrer bestehenden Systeme mit einem KI-System verbunden werden könnten — und was das technisch voraussetzt — sprechen Sie mit uns in einem kostenlosen Erstgespräch. Technische Ehrlichkeit ist für uns Grundlage jedes Projekts.